Vorige keer legden we uit hoe digitalisering een grote impact heeft op winkeliers, en hoe ze hun webwinkel uniek kunnen maken door… de human touch. De samenwerking met uw boekhouder zal de komende jaren ook grondig veranderen en ook hier zullen de menselijke inzichten en interactie dankzij technologie belangrijker worden dan ooit. Laat ons even uitleggen hoe dat werkt, want we hebben de boekhouder van de toekomst al ontmoet.
Ook hier zullen de menselijke inzichten en interactie dankzij technologie belangrijker worden dan ooit
Bij ons op kantoor zijn we digitaal geörganiseerd en gebruiken we Rydoo om onze vele reiskosten met een app gemakkelijk op te volgen (voor de geïnteresseerden en startup kenners voorheen ‘Expenditure’, een succesvolle Belgische startup opgericht door Boris Bogaert, de broer van Netlog medeoprichter Lorenz Bogaert). Onze onkosten of digitaal ontvangen facturen scan je in met de smartphone of stuur je door naar een emailadres waar Rydoo ze automatisch verwerkt dankzij steeds slimmere beeldherkenning gebaseerd op artificiële intelligentie (AI). Zo hebben we in real-time zicht op onze kosten per reis of per categorie en wordt de rapportering gemakkelijk.
Alleen kon onze boekhouder aanvankelijk niet mee in het digitale verhaal, want we moesten de digitale rapporten terug afprinten opdat ze netjes terug konden ingetikt worden in de boekhoudsoftware… ! Ondertussen heeft Rydoo onder meer een link naar Exact Online, maar het voorval heeft ons aan het denken gezet over de vraag hoe je best met je boekhouder kan samenwerken.
Digitalisering is slechts een basislaag voor veel waardevollere diensten zoals real-time informatie, meer inzichten in je cijfers én de gouden raad van uw adviseur boekhouder
Na een bezoek aan het Forum for the Future voor accountants op 21-22 november in Brussels Expo en twee gesprekken met digitale boekhouders van nu, zijn we overtuigd dat de komende jaren de samenwerking met onze boekhouders zal uitgroeien tot een heel interessant niveau. De digitalisering wordt een basislaag voor meer waardevolle diensten zoals real-time informatie, meer inzichten in je cijfers, een geautomatiseerde workflow én de gouden raad van uw adviseur boekhouder. Ik leg even uit hoe je in 4 lagen de ideale samenwerking opzet.
Stap 1: de basislaag is de digitalisering
Het is cruciaal dat je documenten niet één keer per maand of kwartaal in een doos met kaften bij de boekhouder belanden. Grotere KMO’s gebruiken wellicht al facturatie- en boekhoudsoftware en kunnen de documenten elektronisch bezorgen via een export of API (een application programming interface, dat is een datapoort tussen twee software toepassingen waardoor die onderling kunnen communiceren). Maar ook voor ons allemaal, voor elke zelfstandige en elke KMO van klein naar groot, bestaat er tegenwoordig een rist oplossingen om zelf of samen met je boekhouder al je facturen te digitaliseren.
De volle 100% van hun klanten gaan digitaal, omdat de win-win gewoon té groot is om het niet te doen.
We geven enkele voorbeelden: Basecone en BilltoBox zijn tools waarmee je je facturen en bonnen automatisch online verwerkt. Yuki en Exact Online zijn online boekhoudplatformen waarmee je ook automatisch je facturen, kosten en bankuittreksels kan inlezen. Uitgaande facturen zijn nu digitaal opgesteld, inkomende facturen of bonnen worden ingescand of naar een email adres gestuurd waar ze worden ingelezen. Bij twee sterk gedigitaliseerd boekhoudkantoren in Aalst en Aalter stel ik vast dat men de klanten vriendelijk overtuigt en helpt bij het implementeren van die oplossingen. De volle 100% van hun klanten gaan dus digitaal, omdat de win-win gewoon té groot is om het niet te doen.
Stap 2: real-time al je info in de cloud
Het directe gevolg van stap één is dat al je documenten onmiddellijk raadpleegbaar zijn in de cloud. Onderschat het voordeel niet: je hebt direct toegang tot alle informatie die je nodig hebt over je klanten, je leveranciers, kosten, opbrengsten en andere levensbelangrijke inzichten voor dagdagelijkse beslissingen. Voor de boekhouder betekent dit het einde van de kwartaalpieken wanneer plots snel veel documenten moeten verwerkt worden. De cloud biedt enorme voordelen en is onmisbaar geworden. Vandaar dat de boekhouder van de toekomst je eigenlijk zegt dat je dit gewoon moet doen.
Stap 3: verbinden met fin-tech apps die meer inzichten bieden
Nu al je data in de cloud zitten, ben je samen met je boekhouder klaar voor de volgende stap. Er bestaan immers heel wat interessante fin-tech apps die bijvoorbeeld nieuwe inzichten geven of je workflow verder automatiseren. Die nieuwe generatie toepassingen hebben een API waardoor je met een druk op de knop de deur kan openzetten om je data verder voor je te laten werken. Een mooi voorbeeld is het Gentse Silverfin waarmee je boekhouder de jaarafsluiting, forecasts, belangrijke financiële rapporten en de bijbehorende inzichten kan genereren en met je bespreken. Door de openheid van de apps hebben we nog maar het begin gezien van wat mogelijk is. Bij TeamLeader uit Gent hebben ze een hele marktplaats met meer dan 50 apps die je in enkele klikken verbindt. Ga gerust eens kijken en ontdek een schat aan apps die je nog niet kent. Wat dacht je bijvoorbeeld van AdPage waarmee je je website omtovert naar een actieve leadgenerator die ze netjes registreert in je CRM. Of Unpaid dat 100% van je onbetaalde facturen voor je gaat invorderen. In een van mijn volgende blogposts kom terug op die apps, want we zitten in België zowaar in het Legoland van de fin-tech en startups met een blokkendoos vol interessante API’s.
Stap 4: jij en je boekhouder worden slimmere adviseurs
Al deze software zorgt ervoor dat de ondernemer en de boekhouder meer werk kunnen automatiseren én dat ze meer inzichten krijgen in de cijfers van het bedrijf. En laat dat laatste nu net de core business zijn van je boekhouder. Zo wordt ie een waardevolle adviseur en partner in je succes. Bij de boekhouder uit Aalst helpt men bijvoorbeeld de bedrijven van A tot Z bij de opstart. Bij het boekhoudkantoor van de toekomst uit Aalter brengen ze ze hun klanten zelfs graag samen om ze te inspireren over de vele voordelen van digitalisering. Samen met Unizo organiseerden ze een evenement “Hoe digitaal is uw onderneming” waar hun klanten konden luisteren naar interessante korte pitches van onder meer TeamLeader (de voordelen van CRM, facturatie en project management in één app), Yuki (online boekhouden) en Besoc / Officient (uw HR administratie vereenvoudigen). De boekhouder van de toekomst is een netwerk waarin digitaal goed wordt samengewerkt. En zoals Peter Hinssen ooit zei… The Network Always Wins.
Wil je meer weten over hoe digitalisering jou vooruit helpt?
- Vraag hier je gratis mini scan aan
- Schrijf je in voor ons kennismakingsseminarie Open seminar Digitale Transformatie
- Of schrijf je meteen in voor ons dagseminarie Digitale Transformatie
- Boek mij als spreker over digitale transformatie op je event of bedrijf