Speciale tijden vergen speciale maatregelen. Werken van thuis spaart levens en dus lijsten we in deze miniserie de belangrijkste tools op om je goed te organiseren: communicatietools zoals Slack en Teams om goed samen te werken, videobellen met apps als Zoom of Whereby en Messaging tools zoals Whatsapp of Messenger waarmee je vlot berichten uitwisselt en automatiseert.
In deze blog hebben we het over videbellen. Nu we meer van thuis werken en soms ook internationaler bellen zijn video conference tools waarmee je online kan videobellen en vergaderen belangrijker geworden. Skypen kennen de meeste onder ons al een hele tijd. En dankzij Messenger of FaceTime kan je nu zelfs met jan en alleman videobellen. Maar wat zijn tegenwoordig de handigste en populairste tools om online te vergaderen?
De populairste
Een rondvraag leert dat Zoom en Whereby enorm populair zijn. Zelf gebruiken we beide omdat ze enorm gebruiksvriendelijk zijn voor zowel de organisator als de genodigden. Als je een Zoom of Whereby conference call opzet kunnen de genodigden makkelijk mee inbellen via een link. Je moet als deelnemer dus niet per se een applicatie downloaden.
Skype en Webex zijn nog steeds populair bij grote bedrijven, maar hebben aan populariteit verloren bij de ondernemers omdat de setup voor de inbeller niet altijd zo eenvoudig is. Denk maar aan de verwarring doordat het ons alom gekende gratis Skype niet communiceert met grotere broer Skype for Business.
Met de gratis versie kan je al veel
De twee belangrijkste mogelijkheden, videobellen en je scherm delen, zijn perfect mogelijk met de gratis versies van Zoom en Whereby. Bij Whereby kan je met de gratis versie je eigen ruimte opzetten (bijvoorbeeld whereby.com/jouwbedrijf) en met 4 personen tegelijk online vergaderen. Wil je de sessie opnemen, tot 50 deelnemers gaan en veel meer dan betaal je $ 9,99 per maand. Met de gratis versie van Zoom kan je zelfs tot 100 deelnemers gaan, meedoen per telefoon, de sessie opnemen en nog veel meer. Deze app is in de onderwijswereld bijzonder populair. Je bent dat wel beperkt tot een sessie van maximum 40 minuten, of kan upgraden naar de Pro versie voor € 13,99 per maand.
Hoeveel vergaderingen kan je online doen?
In deze Corona crisis tijden zal je snel zien dat we best veel vergaderingen online kunnen (en nu moeten) voeren. Uiteraard is een ontmoeting in de echte wereld aangenamer en leerrijker dan een online vergadering. Een kick-off vergadering of een eerste ontmoeting met een nieuwe klant zal je liever “face to face” doen. Maar eens je de online tools gewoon bent, zal je ervan verschieten hoe eenvoudig het is om vlot te vergaderen zonder je te moeten verplaatsen. Wie internationaal werkt kent deze oplossingen al goed en gebruikt ze ook voor een eerste kennismaking.
Een leuke oefening die Lieven Van De Velde en ik toepassen wanneer we lesgeven over tools is om eens door je agenda te gaan en je ten gronde af te vragen of je deze niet online kan voeren. In deze Corona tijden heb je natuurlijk geen keuze, maar voor toekomstige afspraken is deze oefening echt nuttig. De voordelen zijn immers niet min: geen verplaatsing, heel wat tijd besparen, meer to the point en goed voor het milieu.
Conclusie
De eenvoudige tools om online te vergaderen zijn er al. Momenteel spaar je er levens mee en houd je je business draaiende. Maar ook in de toekomst blijft het handig. Vergeet niet dat je al die gewonnen tijd kan wijden aan andere zaken, quality time met vrienden en het gezin of… een gezellig diner om een goed eindresultaat te vieren met diezelfde tevreden klant.
Aan de slag?
Teamleader lanceerde worksmarter.eu, gesteund door andere bedrijven zoals Unizo, madewithlove, Telenet Business en Flanders Investment & Trade, om kmo’s zoals die van jou slimmer te helpen werken en bij te staan rond de impact van het coronavirus (COVID-19). Op 30 april geven wij een webinar waarin we de communicatietools en de mogelijkheden om je digitaal te versnellen bespreken. Je kan hier inschrijven.
Op de Digtale Versnelling vind je een pak tips en de weg naar die expert die bij je uitdaging past. In samenwerking met Businezz Booster hebben we een 5 stappen programma waarmee je snel digitaliseert, nu doen we dat helemaal online. Hier kan je onze blog en onze tips volgen. Heb je vragen of wil je aan de slag met je digitalisering, contacteer ons gerust, via Whatsapp of Messenger uiteraard 🙂