In deze Corona tijden wordt ons gevraagd om van thuis te werken. We lijsten even op welke tools ondernemers kunnen gebruiken om dat te organiseren. Deze veelal gratis apps zijn sowieso interessant om efficiënt samen te werken, minder mails te versturen en makkelijk met iedereen te communiceren. Bovendien zijn je klanten, partners en medewerkers wellicht ook steeds meer vragende partij.
Er zijn drie interessante categorieën van tools die ons online helpen samenwerken:
- Communicatietools zoals Slack en Teams om efficiënt samen te werken
- Videobellen kan je met apps als Zoom of Whereby
- Messaging tools zoals Whatsapp of Messenger waarmee je vlot berichten uitwisselt in groepen
In deze blog hebben we het over de communicatietools. In de miniserie komen ze alle drie aan bod. In de laatste blogpost over messaging geven we ook nog mee hoe je al deze communicatiekanalen overzichtelijk kan samenbrengen in één tool en hoe we in de toekomst een deel van de communicatie handig zullen automatiseren.
Communicatietools om vlotter samen te werken met teams
Sinds enkele jaren maken “collaboration tools” een sterke opgang, omdat je zo binnen en buiten je onderneming teams opzet die heel makkelijk met elkaar samenwerken, chatten, documenten delen en vergaderingen plannen. Zo een werkruimte is snel opgezet, heeft een eigen link en de uitnodiging naar je interne of externe medewerkers is zo verstuurd.
Zelf zijn we Slack beginnen gebruiken zonder dat daar een opleiding voor nodig was. Online vind je heel wat artikels die de finesses uitleggen om je team productiever te maken. Collega’s Kristof en Herman van de Digitale Versnelling (waar je ook heel wat digitale tips vindt) raden het boek Remote aan van de Basecamp oprichters (ze betalen het zelfs terug als je je aankoopticket opstuurt). Je spaart met deze collaboration tools heel wat onnodige e-mails mee uit. Nieuwe en bestaande gebruikers kunnen makkelijk op zoek naar informatie die optimaal gedeeld en gebruikt wordt.
Slack en Teams
Slack en Teams zijn twee grote spelers die elkaar waard zijn. Je hebt altijd voorstanders van de ene of de andere en er zijn voldoende sites waar men beide vergelijkt. Slack is heel makkelijk te koppelen met derde apps. Als we bijvoorbeeld onze Google Calendar koppelen dan zal Slack automatisch aangeven dat we niet bereikbaar zijn. Microsoft Teams integreert naadloos met Word of Excel en is inbegrepen in je Office 365 pakket.
Beide hebben ook heel goede applicaties voor Windows of Mac, prima versies die je vanuit de browser kan gebruiken en tot slot zeer gebruiksvriendelijke smartphone applicaties. Dat laatste is belangrijk, zodat je ook “on the go” vlot mee kan communiceren. Per bedrijf, project of groep kan je een werkruimte opzetten waarvoor je de notificaties apart kan instellen, zodat je perfect op de hoogte blijft en toch niet teveel gestoord wordt. Met beide toepassingen kan je ook videobellen, al worden voor online vergaderingen dikwijls andere applicaties gebruikt die we bespreken in de volgende blogpost over Online vergaderen dankzij videobellen (deel 2 communicatie tools) in deze miniserie over online samenwerken.
Alternatieven
Mochten jullie toch nog op zoek zijn naar alternatieven: dankzij opleider Lieven Van De Velde leerden we de tool der tools kennen: Alternativeto vertelt je voor elke app namelijk welke alternatieven er bestaan. Tik “Slack” in en de tool geeft je een overzicht van alle andere spelers. Leuk e, handig voor de tool fans, niet?
Prijs
Met de gratis app van Slack geraak je al een hele eind, de Standaard versie kost per gebruiker € 6,25/maand en je betaalt € 11,75 €/maand voor de Plus versie . Ook Microsoft Teams heeft een gratis versie waarmee je kan chatten, videobellen en bestanden opslaan. De uitgebreide versie is bovendien inbegrepen in Office 365.
Conclusie
Net omdat ze eenvoudig te gebruiken is, zal je in de toekomst meer en meer werken met collaboratie apps zoals Slack of MS Teams. Met de gratis versies geraak je al een hele eind dus dit is het ideale moment om het eens te testen.
Aan de slag?
Teamleader lanceerde worksmarter.eu, gesteund door andere bedrijven zoals Unizo, madewithlove, Telenet Business en Flanders Investment & Trade, om kmo’s zoals die van jou slimmer te helpen werken en bij te staan rond de impact van het coronavirus (COVID-19). Op 30 april geven wij een webinar waarin we de communicatietools en de mogelijkheden om je digitaal te versnellen bespreken. Je kan hier inschrijven.
Op de Digtale Versnelling vind je een pak tips en de weg naar die expert die bij je uitdaging past. In samenwerking met Businezz Booster hebben we een 5 stappen programma waarmee je snel digitaliseert, nu doen we dat helemaal online. Hier kan je onze blog en onze tips volgen. Heb je vragen of wil je aan de slag met je digitalisering, contacteer me gerust, via Whatsapp uiteraard 🙂